JobHandy – Steuern sparen mit dem Diensthandy

Mit JobHandy können Unternehmen ihren Mitarbeitern steuerfrei die private Nutzung des Diensthandys gewähren, den privaten Mobilfunkvertrag bezuschussen oder den Festnetzanschluss komplett übernehmen. Wir informieren Sie über alle Möglichkeiten zur Kostenbeteiligung des Arbeitgebers am Handy und informieren Sie über die aktuelle Rechtslage und die richtige Versteuerung.

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Das Diensthandy für den Arbeitnehmer: ein beruflicher & privater Benefit

Ein Leben ohne Handy ist für die meisten Personen nicht mehr vorstellbar. Mit technischem Fortschritt werden die Mobiltelefone immer besser und folglich auch immer teurer. Nicht selten werden Handyverträge abgeschlossen, die die Bereitstellung eines Handys einschließen und führen über einen längeren Zeitraum zu hohen Monatsbeiträgen. Mit JobHandy haben Unternehmen die Möglichkeit, die Kosten für die privaten Handy-Flatrate (mit)zu finanzieren oder ihnen ein Firmenhandy zur betrieblichen und privaten Nutzung anzubieten und ihre Mitarbeiter somit finanziell zu unterstützen.

Alles Wissenswerte zum Thema Diensthandy

Die Vorteile eines Diensthandys für Unternehmen & Arbeitnehmer im Überblick

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Allgemeine Infos zum Diensthandy

Was ist ein Diensthandy?

Für betriebliche Telefonate muss der Arbeitgeber seinen Angestellten ein Telefon als Arbeitsmittel zur Verfügung stellen. Ähnlich sieht es mit einem Firmenhandy aus. Sollen Mitarbeiter unterwegs zur Verfügung stehen oder wird in einem Unternehmen ausschließlich mobil telefoniert, so muss der Arbeitgeber ein Diensthandy bereitstellen. Ein Benefit kommt dann für den Arbeitnehmer zustande, wenn der Arbeitgeber die private Nutzung des Handys genehmigt. Diese Einwilligung muss explizit in einem Überlassungsvertrag aufgeführt werden. Gemäß einem
Gerichtsurteil des Landesarbeitsgericht in Hessen, kann die widerrechtliche private Nutzung von Diensthandys ansonsten Konsequenzen mit sich bringen und bis zur Kündigung führen.
Alternativ kann mit JobHandy auch der private Handy- bzw. Telefonanschluss bezuschusst werden. Hier beteiligt sich der Arbeitgeber an den anfallenden Kosten und erstattet dem Arbeitnehmer monatlich je nach Aufwendungen für dienstliche Telefonate entweder einen Durchschnittsbetrag oder aber einen Pauschalbetrag i.H.v. 20 % bzw. max. 20 Euro.
 
Wann muss man mit dem Diensthandy erreichbar sein?
Stellt ein Unternehmen seinen Mitarbeitern ein Firmenhandy zur Verfügung, bedeutet dies nicht, dass der Mitarbeiter jederzeit erreichbar sein muss. Wenn Arbeitnehmer also Feierabend haben, dürfen sie das Handy ausschalten. Eine Ausnahme stellt die Rufbereitschaft dar. Ist diese vertraglich vereinbart, muss der Arbeitnehmer je nach getroffener Vereinbarung auch zu später Stunde oder am Wochenende verfügbar sein. Neben Bereitschaftsdiensten, kann je nach Position im Unternehmen, auch für Notfälle eine Erreichbarkeit außerhalb der Arbeitszeiten vereinbart werden.

Kontrolle & Rückforderung: Rechte des Arbeitgebers

Kontrolle
Wird ein Handy ausschließlich beruflich verwendet, ist es dem Arbeitgeber gestattet, stichprobenartig Verbindungsnachweise u.Ä. zu überprüfen. Stellt er dabei fest, dass das Telefon unerlaubterweise für private Zwecke genutzt wurde, kann dieser Vertragsbruch zu einer Abmahnung bis hin zur Kündig führen.
Möchte der Arbeitgeber ein Handy kontrollieren, das zusätzlich privat genutzt wird, benötigt er dazu die Erlaubnis des Arbeitnehmers. Es darf ausschließlich kontrolliert werden, ob verbotene Apps & Co. installiert wurden. Ein Verstoß kann zu einer Abmahnung bis hin zur Kündigung führen. In keinem Fall dürfen private Nachrichten, E-Mails oder Bewegungsdaten abgefragt werden. Der Mitarbeiter kann jedoch eine Kontrolle ablehnen und der Arbeitgeber muss sich an das Fernmeldegeheimnis halten.
 
Rückforderung
Das im Rahmen von JobHandy vom Arbeitgeber bereitgestellte Handy ist Firmeneigentum. So muss der Arbeitgeber auf Rückverlangen das Handy dem Arbeitgeber aushändigen. Unter Umständen kann das Mobiltelefon aber auch vom Arbeitnehmer übernommen werden. Ausnahmeregelungen und Einzelfälle zur Herausgabe, Rückgabe bzw. Übernahme werden immer vertraglich festgehalten.

Haftung bei Defekt, Verlust, Diebstahl

Eigentümer des Diensthandys ist und bleibt der Arbeitgeber. Wird das Geschäftshandy trotz ausreichender Sicherheitsvorkehrungen gestohlen oder weist Beschädigungen auf, haftet dieser bzw. die abgeschlossene Versicherung dafür. Geht der Beschäftigte seiner Verpflichtung der Sicherung nicht nach oder ist sogar eine grobe Fahrlässigkeit des Angestellten nachzuweisen, muss der Arbeitgeber für Defekte aufkommen, das Diensthandy ersetzen oder mit Bußgeldern rechnen. Gerade in Bezug auf Datensicherheit und Datenschutz muss der Mitarbeiter darauf achten, das Handy stets mit einer PIN oder einem sicheren Passwort vor unbefugtem Zugriff auf das Firmennetzwerk zu schützen und Sicherheitslücken auszuschließen.

Wie profitieren Arbeitnehmer?

Mit JobHandy sparen sich Arbeitnehmer nicht nur die Anschaffung eines Privathandys, sondern können den bereitgestellten Vertrag für private Zwecke nutzen. Welches Modell und welchen Vertrag der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer zur Verfügung stellt, wird vom jeweiligen Unternehmen festgelegt oder mit dem Mitarbeiter abgesprochen. Übernimmt der Arbeitgeber den kompletten Telefon- bzw. Handyvertrag des Arbeitnehmers, trägt dieser für die Privatnutzung gar keine Kosten. Voraussetzung ist, dass der Arbeitgeber Eigentümer der Hardware bzw. des Vertrags ist. Wird hingegen das Privathandy des Arbeitnehmers für berufliche Anrufe verwendet, können sich Arbeitgeber bis zu 20 Euro an den anfallenden Kosten beteiligen. In jedem Szenario wird der Arbeitnehmer finanziell unterstützt.

Wie profitieren Arbeitgeber!

Die Bereitstellung eines Diensthandys für Mitarbeiter bringt mehrere Vorteile für den Arbeitgeber. Sobald ein Unternehmen die Privatnutzung gewährt, handelt es sich um einen attraktiven Mitarbeiterbenefit, der die Zufriedenheit der Beschäftigten verbessert und folglich zu einer höheren Mitarbeitermotivation und Produktivität führt. Gleichzeitig verbessert der Arbeitgeber die Erreichbarkeit von Mitarbeitern innerhalb der Arbeitszeiten. So sind Mitarbeiter beispielsweise währen Geschäftsreisen, Außenterminen oder während der Rufbereitschaft stets zu erreichen und erfüllen alle Anforderungen, die der Arbeitgeber an das Geschäftshandy hat.

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Diensthandy 2022

Die Rechtsgrundlage

Zusätzlich zur regulären Vergütung
 
Bereitstellung durch den Arbeitgeber
Maßgeblich für die steuerliche Regelung von Diensthandys ist § 3 Absatz 45 EStG. Demnach können Arbeitgeber ihren
Beschäftigten bei bestehendem Arbeitsverhältnis gekaufte oder geleaste Mobiltelefone steuer- und sozialabgabenfrei zusätzlich zum Gehalt zur dienstlichen und privaten Nutzung überlassen. Die Überlassung des Firmenhandys ist somit ein geldwerter Vorteil.
Anteilige Kostenübernahme des privaten Handyvertrags
Arbeitnehmer übernehmen die Kosten für die betrieblich anfallenden Telefonkosten entweder:
auf Basis eines Durchschnittwerts, der sich aus einem 3-monatigen Tracking der beruflichen Verbindungsdaten ergibt.
pauschal zu bis zu 20 %, maximal jedoch bis zu 20 Euro pro Monat.
Diese Zuschüsse sind bis zur Höhe der tatsächlich anfallenden Kosten steuer- und sozialabgabefrei. Übertreffen die Zuschüsse die Kosten, ist die zusätzliche Arbeitgeberzahlung Vergütungsbestandteil und muss versteuert werden.
Übernahme des privaten Telefonanschlusses
Läuft der private Telefonvertrag auf den Arbeitgeber, so sind alle Telefongespräche – sowohl beruflicher als auch privater Natur – steuerfrei und können vom Arbeitgeber von den Betriebskosten abgesetzt werden.
 
Durch Gehaltsumwandlung
 
Alternativ können sich Mitarbeiter in Form eines Gehaltsverzichts an den Kosten für die Nutzung eines Firmenhandys beteiligen und somit Steuern und Sozialabgaben für die Handykosten einsparen. Der Zuschuss wird monatlich in der Abrechnung berücksichtigt.

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So funktioniert’s:

Arbeitgeber entscheidet sich für JobHandy
und schalten den Benefit für einzelne oder alle Mitarbeiter frei. Nach Anschaffung des Firmenhandys und Abschluss eines entsprechendes Mobilfunkvertrags werden die Vertragsdaten im Arbeitgebercockpit hinterlegt. Der Benefit wird danach dem Arbeitnehmer in der App angezeigt und kann von ihm aktiviert werden.

Beschäftigte
wählen in der App von Belonio den Benefit Diensthandy aus und können dort nach Bereitstellung des Handys jederzeit alle wichtigen Vertragsdaten zu ihrem Firmenhandy aufrufen.
 
Erstattung der Kosten
Bei anfallenden Kosten für den Arbeitnehmer wird der Arbeitgeberzuschuss in der monatlichen Gehaltsabrechnung gutgeschrieben.

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