Mit Jahresbeginn 2022 gab es zahlreiche Änderungen zum steuerfreien Sachbezug. Die größte Veränderung betrifft dabei vor allem die beliebte und häufig eingesetzte Prepaid Karte. Auch wenn sich diese Änderungen bereits frühzeitig angekündigt hatten, konnten viele Sachbezugsanbieter mit den gesetzlichen Anpassungen im Sachbezug der letzten zwei Jahre nicht Schritt halten. Leidtragende sind aktuell Mitarbeitende, bei denen der Ärger über inzwischen fast nutzlose Sachbezugskarten wächst. In diesem Beitrag erklären wir die Zusammenhänge und geben 7 nützliche Tipps, mit denen der Sachbezug auch 2022 attraktiv gestaltet werden kann.

Einen Überblick über die Vorteile für den Sachbezug mit Belonio finden Sie hier

Was war passiert?

Nach einer zweijährigen Übergangsfrist gelten seit Januar 2022 neue Regelungen für den Sachbezug. Neben der Erhöhung der Freigrenze von 44 € auf 50 €, haben sich auch die Regelungen für Gutschein- und Prepaidkarten geändert. Das Zuflussprinzip gilt jedoch weiterhin, sodass der Mitarbeitende den Sachbezug ansparen und ihn nach einiger Zeit auch für größere Ausgaben einsetzen kann.

Die wichtigsten Änderungen zusammengefasst: Gutscheine oder Prepaidkarten müssen einer der drei ZAG-Kategorien „begrenztes Netzwerk“, „begrenzte Produktpalette“ oder „Instrument für steuerliche und soziale Zwecke“ angehören.
Einige Anbieter haben mit der Umstellung zu spät reagiert, was zur Folge hat, dass Endnutzer Sachbezugkarten nicht mehr wie gewohnt verwenden können. Fehlende Akzeptanzstellen und regionale Einschränkungen werden einen großen Attraktivitätsverlust nach sich ziehen. Daraus resultiert: Das wichtigste Argument für den Sachbezug in Gehaltsverhandlungen kann nicht eingehalten werden. Die freie Wahl der Mitarbeitenden und das flächendeckende Akzeptanzstellennetzwerk ist bei einigen Anbietern nicht mehr gegeben.

Eine detaillierte Chronik über die Beschlüsse, deren Folgen und wie wir von Belonio darauf regaiert haben, haben wir in diesem Beitrag für Sie zusammengefasst

Auszug aus dem ZAG §2 Absatz 1 Nummer 10 a, b, c:

Die ab 1. Januar 2022 anzuwendende Regelung im Einkommensteuergesetz für Gutscheinkarten orientiert sich an einer Regelung im Zahlungsdiensteaufsichtsgesetz (ZAG). Nach der neuen Regelung können drei Arten von Gutscheinkarten für den Sachbezug genutzt werden:

10 a) Begrenztes Netzwerk: Gutscheinkarten von Einkaufsläden, Einzelhandelsketten oder regionale CityCards

10b) Begrenzte Produktpalette: Gutscheinkarten für eine Produktkategorie (bspw. nur Fashion, nur Benzin, Kino etc.)

10c) Instrumente zu steuerlichen oder sozialen Zwecken: Gutscheinkarten für bestimmte soziale oder steuerliche Zwecke (z.B. Essensmarken oder betriebliche Gesundheitsmaßnahmen) Die Gutscheinkarten müssen jeweils die gesetzlichen Kriterien des ZAG erfüllen, um als Sachbezug zu gelten.

Was können Sie tun? 7 Tipps zum Sachbezug und worauf Sie bei Ihrem Anbieter achten sollten

1. Wo stehen Sie?

Am Anfang ist es immer ratsam, sich erstmal einen groben Überblick zu verschaffen. Damit es weder bei der nächsten Betriebsprüfung noch bei den Mitarbeitenden zu bösen Überraschungen kommt, prüfen Sie, ob Sie mit Ihrem aktuellen Sachbezugsanbieter alle gesetzlichen Vorgaben erfüllen. Wird der Sachbezug zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gewährt? Wurden die ZAG-Kriterien erfüllt? Damit Sie wissen worauf es ankommt, haben wir eine kostenlose Checkliste erstellt, mit der Sie Ihren Anbieter auf Herz und Niere prüfen können

2. Der Sachbezug ist mehr als eine Karte!

Mit den neuen gesetzlichen Regelungen wurde die Auswahl bei Prepaidkarten für den Mitarbeiter beschränkt: Deutschlandweites einkaufen ist bei der CityCard beispielsweise genauso unmöglich geworden wie das online einkaufen. Eine attraktive Alternative können aber digitale Gutscheine sein. Neben dem nicht unerheblichen Vorteil, dass hierfür keine Plastikkarten produziert werden müssen, ist es möglich, Gutscheinen online und deutschlandweit einzusetzen.

3. Digitale Gutscheine & CityCard – Einzeln brilliant , zusammen unschlagbar!

Als alleinige Lösung sind Gutscheine aber auch nicht für jeden zu empfehlen. Denn regional tanken kann man mit ihnen beispielsweise nicht. Ein guter Sachbezugsanbieter bietet daher beide Lösungen an, die sich der Mitarbeitende nach seinen Bedürfnissen selbst aussuchen kann!

4. Auf die Akzeptanzstellen kommt es an.

Ob CityCard oder Gutscheine, beides nützt nichts, wenn der Mitarbeitende seinen Sachbezug nicht einsetzen kann. Mit wenig Akzeptanzstellen und einem kleinen Partnernetzwerk sind beide Lösungen wenig attraktiv und schlecht nutzbar. Achten Sie bei Ihrem Anbieter daher auf eine hohe Anzahl an Akzeptanzstellen. Um eine gute, deutschlandweite Abdeckung gewährleisten zu können, sollten es mindestens 30.000 Akzeptanzstellen sein!

5. Kommunikation ist der Schlüssel zum Erfolg

auch beim Sachbezug! Egal ob neue gesetzliche Änderungen anstehen oder Hilfe mit der gebotenen Software gebraucht wird: Wenn es drauf ankommt, brauchen Sie einen persönlichen Ansprechpartner. Und gerade die letzten zwei Jahre während der Übergangsfrist haben gezeigt, dass eine transparente Kommunikation viel Frustration und Ärger ersparen kann.

6. Konsumalternativen anbieten

Es muss nicht immer der Einkauf sein: Je nach Corporate Identity kann es sich gerade in der heutigen Zeit für viele Unternehmen lohnen, im Rahmen des Sachbezugs auch Konsumalternativen anzubieten. Warum nicht den ohnehin vorhandenen Strombedarf bezuschussen oder Hilfe zur Gesundheitsvorsorge leisten? Sprechen Sie Ihren Sachbezugsanbieter auf Alternativen an!

7. Sicherheit wird Großgeschrieben!

Ob Gutscheine oder City Cards: die attraktivsten und umfangreichsten Sachbezugsprodukte nützen nichts, wenn Sie bei der nächsten Betriebsprüfung nicht anerkannt werden. Gehen Sie auf Nummer sicher und klären im Rahmen einer Anrufungsauskunft bei Ihrem zuständigen Finanzamt, ob Ihre aktuelle Sachbezugslösung die gesetzlichen Vorgaben erfüllt. Gute Anbieter helfen Ihnen dabei und stellen Vorlagen bereit.

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