Der Begriff Compliance entstammt den drei wichtigsten Handlungsebenen eines Unternehmens: Governance, Risk and Compliance.
Compliance wird in unterschiedlichen Bereichen zur Anwendung gebracht. Für Unternehmen bedeutet er per Definition, dass Gesetze und das Recht eingehalten werden – sowohl vom Unternehmen selbst, als auch den Mitarbeitern. In vielen Bereichen wird die Einhaltung der Gesetze und Rechte immer noch locker gesehen.
Compliance-Management bezeichnet als Begriff den strukturierten Aufbau interner Regeln und Leitlinien, an denen sich die Mitarbeiter des Unternehmens orientieren können.
Was bedeutet Compliance für das Unternehmen?
Werden Compliance-Richtlinien angewandt, reduzieren sich zivilrechtliche sowie strafrechtliche Risiken innerhalb des Unternehmens. Außerdem wird Compliance-Management gerne als Wettbewerbsvorteil angesehen. Nur wenn Ordnung, Struktur und Richtlinien im Unternehmen vorhanden sind, werden beispielsweise öffentliche Aufträge vergeben. Wenn ein Unternehmen auf die Einhaltung von Richtlinien und Bestimmungen setzt und die gesetzlichen Vorgaben, Standards, Vorschriften und Regelungen intern umsetzt, ist dies gegenüber anderen Unternehmen vorteilhaft.
Dabei gilt es nicht, Mitarbeitern ausschließlich Vorschriften zu machen, wie sie sich im Unternehmen zu bewegen haben. Es geht vielmehr darum, durch feste Regeln und Strukturen sowie Vorgaben dafür zu sorgen, dass ein effizientes und sicheres Arbeiten möglich ist. Es ist die Grundlage für jeden Erfolg innerhalb des Unternehmens.
Wie sieht ein Compliance-Management-System aus?
Es gibt keine allgemeingültige Definition oder gesetzlichen Richtlinien, wie ein Compliance-Management-System (CMS) auszusehen hat. Jedes Unternehmen hat einen Ermessensspielraum, der für die Ausgestaltung genutzt wird.
Bei der Erarbeitung des CMS sollte mit viel Sorgfalt vorgegangen werden. Es sollte sinnvoll durchstrukturiert sein und so ausgerichtet werden, dass es einerseits eine Regelkonformität hat, auf der anderen Seite aber auch eingehalten werden kann. Denn was nützen sämtliche internen Regeln und Vorgaben, wenn sie nicht erfüllbar sind? Im Interesse des Unternehmens, aber auch in Bezug auf die Mitarbeiter sollte daher ein gutes Maß gefunden werden.
Die Führungsriege geht mit positivem Beispiel voran
Die besten Regeln und Vorschriften nützen nichts, wenn es keine Vorbilder für die Mitarbeiter gibt oder ständig Verstöße von Führungskräften bekannt werden. Beim Compliance-Management ist es deshalb wichtig, dass die Unternehmensführung mit gutem Beispiel zeigt, wie Regeln und Strukturen im Unternehmen umgesetzt werden. Compliance sollte vorgelebt werden, damit die Mitarbeiter sich mit dem Unternehmen identifizieren, die Ziele und die Strukturen mittragen und so dafür sorgen, dass eine Umsetzung möglich ist.
Was sind die Ziele von Compliance?
Das primäre Ziel von Compliance ist, Verstöße zu verhindern und zu vermeiden. Dafür sollte eine funktionierende Struktur im Unternehmen vorhanden sein. Es geht darum, das Unternehmen aber auch die Mitarbeiter selbst vor negativem Verhalten wie Straftaten und vor damit verbundenen Einschränkungen beziehungsweise Bußgeldern zu schützen.
Die Zusammenarbeit im Unternehmen wird durch feste Ziele angenehmer gestaltet. Jeder Mitarbeiter weiß, an welche Regeln er sich halten muss und was für ihn erlaubt ist. Für die Führung eines Unternehmens ist das ein großer Vorteil.
Um die Einhaltung der Bestimmungen zu gewährleisten, sollten alle festgeschriebenen Regeln und Vorschriften in regelmäßigen Abfolgen überprüft werden. Es sollte immer wieder hinterfragt werden, ob die getroffenen Vereinbarungen noch aussagekräftig sind, ob sie der Zeit entsprechen und ob sie dem Unternehmen sowie den Mitarbeitern gerecht werden. Eine regelmäßige Überprüfung aller Leitlinien sorgt dafür, dass am Ende Akzeptanz unter den Mitarbeitern stattfindet. Sie finden sich nicht in eingefahrenen Strukturen, sondern in einer dynamischen Entwicklung wieder, von der das Unternehmen, aber auch jeder einzelne Mitarbeiter profitiert.
