Besser konzentrieren bei der Arbeit fällt vielen Menschen zunehmend schwerer: Informationsüberflutung, Multitasking, Push-Benachrichtigungen und ein unruhiges Arbeitsumfeld können nicht nur zu Störfaktoren während des Arbeitens werden, sondern fordern auch unsere eigene Konzentrationsfähigkeit heraus. Trotz aller Vorteile verschiedener Arbeitsformen, etwa Homeoffice oder Großraumbüros etc. ist es gerade dort oft schwierig, konzentriert zu arbeiten und sich nicht von internen und externen Einflüssen ablenken zu lassen. Besonders in unserer schnelllebigen Welt fällt das besser konzentrieren bei der Arbeit schwer. Im Schnitt wird man alle 3 Minuten während des erledigen von Aufgaben unterbrochen. Sich immer wieder neu in die Aufgaben hineinzudenken, kostet nicht nur Kraft, sondern auch viel Zeit. In diesem Artikel erfahren Sie, welche Tipps Sie Ihren Mitarbeitenden an die Hand geben können, um das besser konzentrieren bei der Arbeit zu fördern und die Effizienz langfristig zu steigern.
Besser konzentrieren: Arbeit und Konzentration
Konzentration ist die mentale Fähigkeit, die Aufmerksamkeit bewusst auf eine bestimmte Aufgabe, Information oder Aktivität zu richten, während gleichzeitig andere Reize und Gedanken unterdrückt werden. Sie ermöglicht es, in eine tiefere Ebene der geistigen Aktivität einzutauchen und sich auf das Wesentliche zu fokussieren. Konzentriertes Arbeiten zeichnet sich durch eine erhöhte Effizienz, Präzision und Qualität aus, da es die Möglichkeit bietet, komplexe Aufgaben gründlich zu analysieren und kritische Informationen zu verarbeiten. Dabei spielt auch das Arbeitsgedächtnis eine bedeutende Rolle, da es Informationen während der Konzentration aktiv verwaltet und in den Denkprozess integriert. Es ist also eine kognitive Funktion des menschlichen Gehirns, Informationen nicht nur vorübergehend zu speichern, sondern gleichzeitig zu bearbeiten und zu manipulieren. Metaphorisch gesehen, ist das also der Arbeitsraum für die vielen Denkprozesse unseres Gehirns. Während dieser Informationsverwaltung können verschiedene kognitive Aufgaben ausgeführt werden.
Die Fähigkeit für konzentriertes Arbeiten ist jedoch in einer hektischen Welt, in der Unterbrechungen allgegenwärtig sind, oft herausfordernd. Daher ist es von entscheidender Bedeutung, effektive Strategien zum konzentrierter arbeiten zu entwickeln, um dadurch die Leistungsfähigkeit im beruflichen und persönlichen Kontext zu steigern.
Hindernisse der Konzentrationsfähigkeit
Die Konzentrationsfähigkeit kann von einer Vielzahl von Hindernissen beeinträchtigt werden, die in unserer modernen Welt allgegenwärtig sind. Digitale Ablenkungen, wie beispielsweise Push-Benachrichtigungen auf Smartphones oder soziale Medien, lenken unsere Aufmerksamkeit immer wieder ab und unterbrechen den konzentrierten Arbeitsfluss. Multitasking, obwohl oft als Effizienzsteigerung angesehen, führt in Wirklichkeit oft zu geteilter Aufmerksamkeit und verminderter Produktivität. Zudem kann ein unruhiges Arbeitsumfeld, sei es durch Lärm oder visuelle Stimulationen, die Fähigkeit zur Fokussierung und somit besser konzentrieren bei der Arbeit beeinträchtigen. Innere Faktoren wie Stress, Müdigkeit und mangelnde Motivation können ebenfalls die Konzentrationsfähigkeit negativ beeinflussen. All diese Hindernisse führen dazu, dass es schwierig wird, den Zustand des „Flows“ zu erreichen, indem man sich in eine Aufgabe vertieft und höchst produktiv ist. Es ist daher entscheidend, diese Hindernisse zu erkennen und bewährte Strategien zu nutzen, um ein produktiveres Arbeitsumfeld zu schaffen, indem Mitarbeitende besser konzentriert arbeiten können.
Besser konzentrieren – Arbeit im Homeoffice
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In 8 Schritten zu besser konzentrieren bei der Arbeit
1. Optimale Arbeitsumgebung kreieren
Der erste Schritt zum besser konzentrieren bei der Arbeit besteht darin, die ideale Arbeitsumgebung zu gestalten. Ein aufgeräumter und klar organisierter Schreibtisch erleichtert etwa das geistige Eintauchen in Aufgaben. Reduzieren Sie visuelle und akustische Ablenkungen, indem Sie störende Gegenstände aus Ihrem Blickfeld entfernen und gegebenenfalls Geräuschkulissen und klingelnde E-Mails dämpfen. Gegen Zimmergeräusche helfen Ohrstöpsel, Noise-Cancelling Kopfhörer oder beruhigende Hintergrundgeräusche. Ergonomie spielt ebenfalls eine Rolle – stellen Sie sicher, dass Ihr Arbeitsplatz komfortabel und rückenfreundlich gestaltet ist, um körperliche Unannehmlichkeiten zu minimieren, die die geistige Leistungsfähigkeit einschränken. Ein optimaler Arbeitsplatz zeichnet sich durch eine ruhige, aufgeräumte Umgebung aus, die die Sinne beruhigt und den Fokus auf die Arbeit lenkt.
2. Zeitmanagement-Techniken
Effizientes Zeitmanagement ist ein Schlüssel zur Konzentrationsförderung. Verschiedene Zeitmanagementpraktiken können dazu beitragen, Ablenkung zu minimieren und den Fokus auf die Aufgaben zu schärfen. Eine bewährte Methode ist die Anwendung der Pomodoro-Technik. Sie basiert auf der Idee, Arbeitszeit in intensive, fokussierte Intervalle aufzuteilen. Üblicherweise werden diese Intervalle auf etwa 25 Minuten festgelegt, gefolgt von einer kurzen 5-minütigen Pause. Nach vier solcher Arbeitsphasen erfolgt eine längere Pause von etwa 15 bis 30 Minuten. Das Ziel ist es, die Aufmerksamkeit zu bündeln und die Produktivität zu erhöhen, indem sie Arbeitszeit in gut handhabbare Intervalle unterteilt. Diese Aufteilung hilft, Ermüdung zu verhindern und den Fokus aufrechtzuerhalten. Während der 25-minütigen Arbeitsphasen ist es wichtig, alle Ablenkungen zu minimieren und sich ausschließlich auf die Aufgabe zu fokussieren. Die kurzen Pausen ermöglichen es dem Gehirn, sich kurz zu erholen, bevor die nächste Arbeitsphase beginnt. Diese anpassungsfähige Methode lässt sich leicht in den Arbeitsalltag integrieren. Indem Sie diese Technik nutzen, können Sie Ihre Aufgaben nicht nur konzentrierter erledigen, sondern auch eine effiziente Arbeitsroutine entwickeln, die es ermöglicht, mehr in kürzerer Zeit zu erreichen.
Eine kluge Aufgabenplanung und -priorisierung ermöglicht es Ihnen, sich auf das Wichtigste zu fokussieren und Überlastung zu vermeiden. Indem Sie klare Ziele setzen und Ihre Aufgaben strategisch organisieren, können Sie vermeiden, sich in unwichtigen Details zu verlieren. Beginnen Sie mit einer Liste Ihrer Aufgaben und setzen Sie Prioritäten, indem Sie diejenigen identifizieren, die den größten Einfluss auf Ihre Ziele haben. Verwenden Sie Methoden wie die Eisenhower-Matrix, um zwischen dringenden und wichtigen Aufgaben zu unterscheiden. Hier werden Aufgaben in die folgenden vier Kategorien unterteilt:
- Dringend und wichtig: Diese Aufgaben haben höchste Priorität und sollten sofort erledigt werden. Es handelt sich um unverzichtbare Aufgaben, die einen direkten Einfluss auf Ihre Ziele und Verpflichtungen haben.
- Wichtig, aber nicht dringend: Diese Aufgaben sind langfristig wichtig, erfordern jedoch keine sofortige Handlung. Sie sollten in Ihre Planung integriert werden, um sicherzustellen, dass sie nicht übersehen werden.
- Dringend, aber nicht wichtig: Diese Tätigkeiten erfordern sofortige Aufmerksamkeit, haben jedoch nur geringen Einfluss auf Ihre langfristigen Ziele. Es kann hilfreich sein, zu überlegen, ob Sie diese Aufgaben delegieren oder eliminieren können.
- Weder dringend noch wichtig: Diese Aufgaben sind oft Ablenkung oder unnötig. Es ist ratsam, diese zu vermeiden oder aufzuschieben, um Ihre Konzentration auf wesentliche Aufgaben zu lenken.
Aufgaben in kleinere, handhabbare Schritte zu unterteilen verhindert Überwältigung und erleichtert die Fokussierung. Die bewusste Planung Ihrer Arbeit ermöglicht es, sich gezielt auf das zu fixieren, was getan werden muss, und minimiert die Wahrscheinlichkeit von Ablenkung und Verzögerung.
3. Achtsamkeit und Meditation
Die Praktiken der Achtsamkeit und Meditation sind bewährte Methoden zur Steigerung der Konzentrationsfähigkeit. Regelmäßige kurze Meditationseinheiten können dazu beitragen, den Geist zu beruhigen, die Stresstoleranz zu erhöhen und die geistige Klarheit zu fördern. Das bewusste Lenken der Aufmerksamkeit auf den gegenwärtigen Moment ohne Urteil hilft, störende Gedanken abzuschalten und besser konzentrieren auf die Arbeit zu fördern. Achtsamkeitspraktiken können auch die emotionale Intelligenz stärken, was wiederum die Selbstregulierung und den Umgang mit Ablenkungen erleichtert. Dennoch erfordert die Integration von Achtsamkeit und Meditation in den Arbeitsalltag regelmäßige Praxis. Selbst kurze Momente der Stille und Achtsamkeit während des Tages können helfen.
4. Ablenkungen minimieren
Digitale Ablenkungen sind eine der größten Hürden für das besser konzentrieren bei der Arbeit. Nutzen Sie Website-Blocker sowie das Abstellen von Push-Benachrichtigungen und passen Sie Benachrichtigungseinstellungen der E-Mails etc. an, um Unterbrechungen zu minimieren. Legen Sie auch fokussierte Arbeitszeiten fest, in denen Sie Ihre Aufgaben ohne Störungen angehen.
5. Bewusste Pausengestaltung
Pausen dienen nicht nur der körperlichen Erholung, sondern auch der geistigen Regeneration. Kurze, geplante Pausen ermöglichen es dem Gehirn, sich von anstrengenden Aufgaben zu erholen und neue Energie zu tanken. Verlassen Sie hierfür Ihren Schreibtisch oder Arbeitsplatz. Dies kann durch Aktivitäten wie Dehnen, Spazierengehen, bewusstes Atmen oder Entspannungsübungen erreicht werden. Darüber hinaus ist eine ausreichende Nachtruhe von großer Bedeutung, um die Konzentrationsfähigkeit langfristig aufrechtzuerhalten. Indem Sie Pausen bewusst in Ihren Arbeitstag integrieren und Ihrem Körper und Geist die notwendige Erholung gönnen, können Sie nicht nur die Konzentration steigern, sondern auch Ihre Gesamtleistung und das Wohlbefinden verbessern.
6. Kreativer Freiraum
Neben konzentriertem Arbeiten ist auch Raum für kreatives Denken wichtig. Indem Sie bewusst Momente für freies Brainstorming, Erkundung neuer Ansätze oder das Entwickeln innovativer Lösungen einplanen, können Sie die geistige Flexibilität fördern und gleichzeitig den kreativen Aspekt Ihrer Arbeit stärken. Diese Freiräume können dazu beitragen, den Arbeitsalltag aufzulockern und Ideen zu generieren, die später in die fokussierte Arbeitsphase integriert werden können. Die Balance zwischen konzentriertem Arbeiten und dem Zulassen von kreativen Gedanken kann zu einer ganzheitlichen Verbesserung der Konzentrationsfähigkeit führen.
7. Technologie als Unterstützung
Moderne Technologien bieten vielfältige Möglichkeiten, die Konzentrationsfähigkeit beim Arbeiten zu fördern. Apps und Tools zur Aufgabenverwaltung helfen, den Arbeitsablauf zu organisieren und klare Strukturen zu schaffen. Sie können Erinnerungen setzen, Aufgabenlisten verwalten und Deadlines verfolgen. Darüber hinaus stehen spezielle Website-Blocker zur Verfügung, die den Zugriff auf ablenkende Websites während der Arbeitszeiten einschränken können. Die Auswahl von digitalen Hilfsmitteln sollte jedoch sorgfältig erfolgen, um sicherzustellen, dass sie tatsächlich zur Steigerung der Konzentration beitragen. Technologien können sowohl als Erinnerungshilfen für fokussiertes Arbeiten als auch als Barriere gegen Ablenkungen dienen.
8. Reflexion und kontinuierliche Verbesserung
Für langfristige Erfolge ist es schließlich wichtig, Ihre Konzentrationsstrategien regelmäßig zu überprüfen und anzupassen. Reflektieren Sie, welche Methoden am besten für Sie funktionieren, und entwickeln Sie Ihre Herangehensweise kontinuierlich weiter. Tauschen Sie sich hierzu auch mit Kollegen aus.
Benefits für Ihre Mitarbeitenden
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Besser konzentrieren: Arbeit und Arbeitgebende
Arbeitgeber spielen eine wesentliche Rolle bei der Schaffung eines Arbeitsumfelds, das die Konzentrationsfähigkeit ihrer Mitarbeiter unterstützt und fördert. Eine entscheidende Maßnahme ist die Schaffung von ruhigen und ablenkungsfreien Arbeitsbereichen. Dies kann durch die Einrichtung von Rückzugsorten für konzentriert arbeitende Kollegen oder die Implementierung von Zeiten für ungestörte Aufgaben erreicht werden. Zudem kann die Etablierung von klaren Kommunikationsrichtlinien dazu beitragen, die Unterbrechungen zu minimieren und die Mitarbeitenden in die Lage zu versetzen, sich auf ihre Aufgaben zu fokussieren. Flexibilität in Bezug auf Arbeitszeit und -ort, wie beispielsweise Homeoffice-Optionen, ermöglicht es den Mitarbeitenden, Arbeitsbedingungen zu schaffen, die ihrem individuellen Konzentrationsstil entsprechen. Die Förderung von Achtsamkeitspraktiken oder kurzen Pausen zur Entspannung kann ebenfalls zum besser konzentrieren bei der Arbeit beitragen. Durch die Schaffung eines Arbeitsumfelds, das die Bedeutung der Konzentration anerkennt und gezielt unterstützt, können Arbeitgeber einen positiven Einfluss auf die Produktivität, Arbeitszufriedenheit und das allgemeine Wohlbefinden ihrer Mitarbeitenden ausüben.
Wir bei Belonio nutzen diese Pssst-Schilder, um mehr Achtsamkeit unter Mitarbeitenden zu stiften. Sie signalisieren anderen Kollegen, dass man sich gerade im „Flow“ befindet und man deshalb gerade nicht gestört werden will. Das sorgt nicht nur fürs besser konzentrieren bei der Arbeit, sondern fördert auch die Teamstimmung und sorgt für mehr Verständnis und Rücksicht untereinander.
