Der Arbeitsweg nimmt für viele Beschäftigte einige Zeit in Anspruch – gerade, wenn sich die Arbeitsstätte nicht in der gleichen Stadt befindet, in der sie auch wohnen. Mit einer Bezuschussung der Fahrtkosten zur Arbeitsstätte entlasten Sie Ihre Mitarbeiter:innen finanziell und bieten Ihnen damit einen beliebten Benefit. Bei uns erfahren Sie alle rechtlichen Grundlagen, aktuelle Rechtsstände sowie alles Wichtige rund um die Versteuerung.
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Die steigenden Mieten stadtnaher Wohnungen zwingen immer mehr Mitarbeiter:innen in ländlichere Gegenden und Vororte zu ziehen. Viele Beschäftigte in Deutschland wohnen schon jetzt in einem anderen Landkreis und nehmen dadurch eine verlängerte Anreise zur Arbeit in Kauf. Dadurch schießen jedoch die in die Kosten für die Strecke in die Höhe, denn die Anfahrt mit dem Dienstfahrrad ist aufgrund der großen Distanz nicht immer möglich. Viele Beschäftigte müssen auf öffentliche Verkehrsmittel oder das Auto zurückgreifen – Jobticket und Benzin sind für viele Angestellte jedoch ein schmerzhafter Kostenpunkt. Um für Ihre Mitarbeiter:innen weiterhin attraktiv zu bleiben, lohnt es sich, sie in Form eines Zuschusses finanziell zu entlasten und damit auch gleichzeitig die tägliche Wegzeit wertzuschätzen. Der Fahrtkostenzuschuss kann Ihnen dabei helfen, Ihre Mitarbeiter langfristig zu binden und neue Mitarbeiter zu gewinnen – auch außerhalb der Ballungsgebiete.
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JobWay ist der klassische Fahrtkostenzuschuss für die Fahrt vom Wohnort der Arbeitnehmer:innen zum Arbeitsplatz und wieder zurück. Auch, wenn es im Sprachgebrauch häufig gleichgesetzt wird, sind der Fahrtkostenzuschuss und die Pendlerpauschale nicht das Gleiche. Der Fahrtkostenzuschuss ist eine freiwillige Arbeitgeberleistung. Der Zuschuss wird zum Ende jedes Monats gemeinsam mit dem Arbeitslohn an die Arbeitnehmer:innen gezahlt. Die Pendlerpauschale ist hingegen ein staatliches Angebot und wird dementsprechend nicht über den Arbeitgeber verrechnet. Die Pendlerpauschale können erst zum Ende des Jahres als Werbungskosten in der Steuererklärung abgesetzt werden. Die finanzielle Entlastung erfolgt erfolgt bei der Pendlerpauschale also nicht durch eine Zusatzzahlung, sondern durch die Einsparung durch das reduzierte, zu versteuernde Einkommen.
Um einen doppelten Vorteil zu vermeiden, können Arbeitnehmer:innen, die Zusatzzahlungen über JobWay beziehen, nicht zusätzlich auch noch auf die Pendlerpauschale zurückgreifen. Profitieren die Mitarbeiter:innen bereits von einem vollständigen Fahrtkostenzuschuss, werden die Fahrtkosten vom Arbeitgeber getragen und führen dementsprechend nicht zu persönlichen Steuervorteilen am Ende des Jahres. Werden die Aufwendungen für den Arbeitsweg nur bezuschusst und nicht vollständig getragen, kann der Differenzbetrag bei der Steuererklärung am Ende des Jahres dennoch als Werbungskosten geltend gemacht werden. Arbeitnehmer:innen müssen neben der Angabe der Länge des Arbeitsweges, der Anzahl der Arbeitstage auch die Höhe des Zuschusses durch die Arbeitgeber:innen angeben. Das Finanzamt zieht diesen ab und rechnet die den verbleibenden Betrag über die Pauschalbesteuerung als Werbungskosten an.
JobWay steht übergeordnet auch für das JobTicket (Zuzahlung für die Nutzung des ÖPNV) und für JobCharge (Bezuschussung der Stromkosten für den E-Firmenwagen).
Über JobTicket kann der Zuschuss für einzelne Fahrausweise oder für Monatskarten zur Nutzung von öffentlichen Verkehrsmitteln geleistet werden. Die Kosten für die monatliche Fahrtkarte zur Fahrt mit Bus und Bahn sind für Arbeitnehmer:innen nicht gerade günstig.
Über das JobTicket-Angebot können Sie schnell und unkompliziert für eine finanzielle Entlastung sorgen. Die Belege für die Fahrkarten des ÖPNV können mit und ohne Fotofunktion hochgeladen werden, wie es auch für den Kassenbon beim JobLunch der Fall ist.
Über JobCharge können Sie Beschäftigte mit einer steuerfreien Ladepauschale für E-Firmenwagen finanziell entlasten. Im Rahmen des steuerfreien Sachbezugs sind Ladepauschalen bis zur Sachbezugsfreigrenze von bis zu 50 Euro möglich.
Als Zusatzleistung der Arbeitgeber:innen kann der Fahrtkostenzuschuss grundsätzlich für alle Mitarbeiter:innen angewendet werden. Beschäftigte sollten jedoch berücksichtigen, dass sie durch den Fahrtkostenzuschuss bei der Steuererklärung weniger Werbungskosten für die Fahrten zur Tätigkeitsstätte einfordern können. Die Bezuschussung durch den Arbeitgeber lohnt sich daher hauptsächlich für Angestellte, die für die einfache Wegstrecke vom Abfahrtsort zur Arbeitsstätte mindestens 17 Entfernungskilometern zurücklegen müssen.
Schon gewusst? Der Fahrtkostenzuschuss kann auch für Minijobber (450 Euro-Basis) angewendet werden. Bleiben Minijobber unter der 450-Euro-Grenze, müssen keine Steuer- und Sozialabgaben gezahlt werden. Daher bietet sich hier keinerlei Spielraum für Gehaltserhöhungen, ohne die Lohnnebenkosten unverhältnismäßig nach oben zu treiben. Arbeitgeberleistungen wie der Fahrtkostenzuschuss sind hingegen eine gute Möglichkeit, auch Minijobber wertzuschätzen und finanziell zu entlasten.
Ob Minijobber oder Vollzeitkraft – Arbeitnehmer:innen profitieren in vielerlei Hinsicht von JobWay. Zum einen bleibt ihnen durch die finanzielle Unterstützung zu den Anfahrtskosten unter dem Strich mehr Netto vom Brutto. Die Aufwendungen für den Arbeitsweg bilden bei vielen Arbeitnehmer:innen einen festen, monatlichen Kostenpunkt, der das monatliche Gehalt schmälert. Durch den Fahrtkostenzuschuss durch Arbeitgeber:innen kommt der Zuschussbetrag einer Gehaltserhöhung gleich, da er keiner steuerlichen Progression unterliegt.
Ein immaterieller Faktor ist, dass Arbeitnehmer:innen sich durch die finanzielle Unterstützung und Beteiligung des Unternehmens gesehen und geschätzt fühlen können. Lange Anfahrtswege sind zwar lästig, werden jedoch eher hingenommen, wenn der Einsatz auch wirksam anerkannt wird. Viele monatliche Tickets für öffentliche Verkehrsmittel lassen sich auch über den Arbeitsweg hinaus für private Zwecke nutzen und ermöglichen somit zusätzliche Mobilität, ganz ohne Extrakosten.
Arbeitgeber:innen wünschen sich motivierte und zufriedene Angestellte im Unternehmen. Mitarbeiterbenefits wie eine Beteiligung an den regelmäßigen Fahrtkosten sind eine Maßnahme, um die Motivation und Zufriedenheit Ihrer Mitarbeiter:innen zu steigern. Mit kleinen Aufmerksamkeiten in Form von steuerfreiem Arbeitgeberersatz vermitteln Sie Ihren Angestellten Wertschätzung ihrer Arbeit. Darüber hinaus bieten Sie damit wertvolle Anreize für Bewerber:innen: Geld verdienen lässt es sich inzwischen fast überall – überzeugen Sie durch Zusatzangebote und Arbeitgeberleistungen über das Gehalt hinaus!
Für Arbeitgeber:innen bilden Mitarbeiterbenefits wie der Fahrtkostenzuschuss aber auch eine Alternative zur Gehaltserhöhung. Für Arbeitnehmer:innen ist dieser unter den genannten Voraussetzungen nicht steuer- und sozialversicherungspflichtig und es bleibt so mehr Netto vom Arbeitsgehalt. Als Arbeitgeber profitieren Sie ebenfalls durch die steuerlichen Vorteile!
Richtig angewendet können sich Beschäftigte durch den Fahrtkostenzuschuss über einen höheren Betrag freuen als zum Beispiel über Sachbezüge wie dem Tankgutschein, die einer monatlichen Grenze von 50 Euro unterliegen (Stand 2022). Je nach Höhe des vereinbarten Fahrtkostenzuschusses kann entweder pauschal oder anhand der Einkommensklasse der Beschäftigten nach den ELStAM besteuert werden. Bei der Pauschalierung werden Fahrtkosten grundsätzlich mit 15 % versteuert.
Die Pauschalversteuerung i.H.v. 15 % für die entstehenden Kosten für den regelmäßigen Arbeitsweg ist nur unter bestimmten Voraussetzungen und bis zu einem maximalen Betrag von 4.500 € möglich. Diese Bedingungen müssen erfüllt sein, damit Sie den Zuschuss mit JobWay pauschal versteuern können: Der Fahrtkostenzuschuss erfolgt als zusätzliche Leistung seitens der Arbeitgeber:in zum Gehalt der Angestellten, eine Gehaltsumwandlung ist nicht möglich. Der jährliche Werbungskostenabzug der Arbeitnehmer:innen reduziert sich folglich um den Betrag und ist in der Lohnsteuerbescheinigung einzutragen. Anfahrten mit einer Wegstrecke von bis zu 20 Kilometern werden mit 0,30 €/km berechnet. Für Anfahrtswege mit mehr als 21 Kilometern beträgt die Entfernungspauschale seit dem 1.1.2022 rückwirkend 0,38 €/km. Diese werden anhand folgender Formel berechnet: Entfernungspauschale = Arbeitstage × Kilometer Anfahrtsweg × Kilometerpauschale.
Für den Zuschuss mit JobWay kann für die Lohnsteuer eine Pauschalsteuer von 15 % sozialversicherungsfrei erhoben werden
Zur Vereinfachung der Ermittlung der Arbeitstage kann die Vereinfachungsregelung angewandt werden. Diese geht von 15 Arbeitstagen im Monat aus, an denen Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstelle stattfinden. Ausnahmen stellt die regelmäßige Arbeit im Homeoffice oder Tätigkeit in Teilzeit dar. Hier müssen die in der Rechnung berücksichtigten Arbeitstage entsprechend gemindert veranschlagt werden.
Für das JobTickt kann jedoch auch die Lohnsteuerpauschalierung angewandt werden. Der Fahrtkostenersatz von ÖPNV-Tickets kann bis zur Höhe der Ticket-Kosten erfolgen, sofern die Zuzahlung zusätzlich zum Gehalt erfolgt ist. Eine Gehaltsumwandlung ist nicht möglich. Die Pauschalsteuer beträgt dann 25 % und ist abgabenfrei. Die Pauschalversteuerung des JobTickets muss bei den Werbungskosten der Mitarbeiter:innen nicht berücksichtigt werden.
JobCharge kommt bei E-Firmenfahrzeugen zum Einsatz, die auch zur privaten Nutzung überlassen worden sind. Der Auslagenersatz ist frei von Steuer- und Sozialabgaben. Die monatliche Pauschale ist abhängig davon, ob bei den Arbeitgeber:innen eine zusätzliche Lademöglichkeit vorhanden ist. Bei zusätzlicher Lademöglichkeit bei Arbeitgeber:innen beträgt 30 Euro monatlich für Elektrofahrzeuge (nur PKW) und 15 Euro monatlich für Hybridelektrofahrzeuge (nur PKW). Ohne zusätzliche Lademöglichkeit bei Arbeitgeber:innen beträgt die monatliche Pauschale 70 Euro monatlich für Elektrofahrzeuge (nur PKW) und 35 Euro monatlich für Hybridelektrofahrzeuge (nur PKW).
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Die steuerlichen Regelungen zum Fahrtkostenzuschuss finden Sie im Einkommenssteuergesetz. Ab 2022 gilt, dass steuerfreie Arbeitgeberleistungen, sofern sie nach § 3 Nr. 15 EStG abgerechnet werden, ebenso wie pauschal nach § 40 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 EStG versteuerte Arbeitgeberleistungen, auch auf die Entfernungspauschale anzurechnen sind. Aus § 3 Nr. 15 S. 3 EStG ergibt sich, dass steuerfreie Leistungen gem. § 3 Nr. 15 S. 1 und 2 EStG den nach § 9 Abs. 1 S. 3 Nr. 4 S. 2 EStG als Entfernungspauschale abziehbaren Betrag mindern. Steuerfreie Arbeitgeberleistungen werden ebenso wie die mit 15 % versteuerten Leistungen automatisch auf die Entfernungspauschale angerechnet. Die neuen Regelungen haben keine Auswirkungen auf Nachberechnungen aus dem Jahr 2021.
Durch das Steuerentlastungsgesetz 2022 ist die bisher ab 1.1.2024 vorgesehene Anhebung der verkehrsmittelunabhängigen Entfernungspauschale auf Grundlage des Klimaschutzprogramms 2030 vorgezogen worden. Ab dem 21. vollen Entfernungskilometer werden dazu anstelle 0,35 € nun 0,38 € rückwirkend auf den 1.1.2022 berechnet. Für die ersten 20 vollen Entfernungskilometer beträgt die Entfernungspauschale weiterhin 0,30 €/km. Diese ist zunächst bis zum 31.12.2026 befristet. Die im Jahressteuergesetz 2020 festgehaltene Erhöhung auf 0,35 €/km bis 2024 wird damit hinfällig.
Die höhere Entfernungspauschale kann durch die Bildung oder Anpassung eines Freibetrags im Lohnsteuer-Ermäßigungsverfahren bereits im Laufe des Kalenderjahres 2022 oder im Rahmen der Einkommensteuer-Veranlagung für das Kalenderjahr 2022 geltend gemacht werden.
Die Regelung der Höchstgrenze von 4.500,00 EUR pro Kalenderjahr besteht weiterhin. Nutzen Arbeitnehmer:innen einen eigenen PKW oder einen zur Nutzung überlassenes Kraftwagen ist ein höherer Zuschuss als 4.500,00 EUR/Jahr pauschalierungsfähig, soweit die Pauschalen für die Strecke der Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte diesen Betrag in Summe übersteigen sollte.
Die sich durch die rückwirkende Erhöhung der Entfernungspauschale zum 1.1.2022 ergebenden Auswirkungen sind in die nachfolgenden Erläuterungen und Beispiele eingearbeitet worden.
Die Ausgaben für den Fahrtkostenzuschuss können Arbeitgeber:innen als Betriebsausgaben geltend machen und damit den steuerpflichtigen Gewinn mindern. In vielen Fällen lassen sich darüber hinaus auch noch Sozialabgaben sparen.
Wir ermöglichen es Ihnen, Ihren Mitarbeiter:innen den Fahrtkostenzuschuss unkompliziert und transparent zur Verfügung zu stellen. Die Beteiligung oder die Übernahme der Fahrtkosten durch Arbeitgeber:innen wird ein immer wichtigerer Faktor in der Mitarbeiterbindung und -motivation. Mit uns setzen Sie auf eine ganzheitliche, digitale Lösung, um Ihren Angestellten Ihre maßgeschneiderten Mitarbeiterbenefits übersichtlich und leicht verständlich zugänglich zu machen. Sie unterzeichnen einen Rahmenvertrag und legen Ihre Spielregeln zum Fahrtkostenzuschuss fest. Um den Rest kümmern wir uns für Sie!
Beschäftigte profitieren mit JobWay von einem Fahrtkostenzuschuss, der monatlich erfolgt und nicht erst zum Ende des Jahres rückwirkend durch Steuereinsparungen eingefordert werden kann. Viele Tickets behalten darüber hinaus auch nach Feierabend noch Ihre Gültigkeit, sodass sich Mitarbeiter:innen über mehr Mobilität freuen können. Mit Belonio erfolgt alles bequem per App – immer übersichtlich, immer transparent!
Nachdem Sie einen Rahmenvertrag für den Fahrtkostenzuschuss unterschrieben haben, geben Sie ihn im Arbeitgebercockpit ein. Sie können anschließend die Beschäftigten auswählen, für die der Arbeitgeberzuschuss gelten soll. Nach Abschluss und Genehmigung des Eingabeprozesses wird der Fahrtkostenzuschuss in der App visualisiert und per steuerrechtlich konformen Report an die Lohnbuchhaltung übertragen.
Ihre Angestellten können den Tankbeleg oder das Ticket aus den öffentlichen Verkehrsmitteln nun bequem per App einreichen. Die Berechnung erfolgt anhand der fest hinterlegten Daten zum JobTicket oder der einzelnen Tickets im Rahmen des Fahrtkostenersatzes.
Funktioniert auch unterwegs aus Bus und Bahn! Die Vorteile des Fahrtkostenzuschusses über JobWay können in wenigen Klicks über die App in Anspruch genommen werden. Für Auswärtstätigkeiten können Tankbelege und Zugtickets unkompliziert eingereicht werden. Fahrten mit dem JobTicket können darüber hinaus auch oftmals für private Zwecke erfolgen, ohne dabei zusätzliche Kosten zu verursachen. So bleiben Ihre Mitarbeiter:innen mobil und werden gleichzeitig finanziell entlastet.
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Wenn an der Tätigkeitsstätte Wallboxen zum Laden von E-Firmenfahrzeugen installiert sind, ist das Aufladen für Arbeitnehmer:innen dort steuerfrei. Kosten für das Laden zuhause können pauschal geltend gemacht werden. Übernehmen Arbeitgeber:innen diese Aufwendungen nicht oder stellen keine Wallboxen zur Verfügung, verringert sich der geldwerte Vorteil in der Versteuerung des E-Firmenwagens. Derzeit (Stand 2022) sind das 50 Euro.
Die Betrachtung des Fahrkartenzuschusses unter lohnsteuerlichen Gesichtspunkten hängt von mehreren Faktoren ab. Zum einen davon, ob es sich um Bar- oder um Sachlohn handelt, ob öffentliche oder sonstige Verkehrsmittel genutzt werden oder ob es sich um eine Entgeltumwandlung oder eine zusätzlich erbrachte Leistung zum Arbeitsentgelt handelt. Lohnsteuerlich relevant sind das JobTicket (Sachbezug) und der Fahrtkostenzuschuss für öffentliche Verkehrsmittel oder andere Verkehrsmittel wie etwa den eigenen PKW (beide Barlohn).
Sachbezüge wie das JobTicket sind als zusätzliche Leistung nach §3 Nr. 15 EStG steuerfrei 25 % ohne Anrechnung auf die Entfernungspauschale pauschal zu versteuern. In Form einer Entgeltumwandlung greift die Sachbezugsfreigrenze von 50 Euro (Stand 2022). Wird der Zuschuss als Barlohn gewährt so ist die zusätzliche Leistung zum Arbeitslohn mit 15 % unter Anrechnung auf die Entfernungspauschale zu besteuern. Die Gehaltsumwandlung hingegen wäre steuerpflichtig.
Einer Ihrer Mitarbeitenden pendelt an fünf Tagen in der Woche mit dem Auto zwischen Wohnort und Tätigkeitsstätte, bei einer Strecke von 22 Kilometern je Weg. Je Kilometer greift die Pauschale von 0,38 €/km für Distanzen von mehr als 20 Kilometern. Der Fahrtkostenzuschuss wird immer ausgehend von der kürzesten Wegstrecke berechnet, Umleitungen aufgrund von mautpflichtigen Straßen auf der Strecke werden also nicht berücksichtigt.
Fahrtkostenzuschuss = Monatliche Arbeitstage x Kilometer (Hin- und Rückfahrt Fahrt x 0,38 Euro)
Also: 20 Arbeitstage x 44 Kilometer x 0,38 Euro = 334,40 Euro
In diesem Fall beträgt der Zuschuss 334,40 Euro monatlich. Mit der pauschalen Versteuerung von 15 % (Lohnsteuer) und weiteren Lohnsteuerabzügen und Abgaben wie 5,5 % Solidaritätszuschlag, gegebenenfalls auch noch der Kirchensteuer, sofern der Arbeitnehmer der Kirche angehört (8 % in Bayern und Baden-Württemberg, 9 % in den restlichen Bundesländern)
Folglich bedeutet das für unser Beispiel:
15 % Pauschalversteuerung: 50,16 Euro
5,5, % Soli Zuschlag: 18,39 Euro
9 % Kirchensteuer (NRW): 30,10 Euro
Der Lohnsteuerbetrag von 98,65 Euro wird vom Arbeitgeber getragen.
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